De werking

In de vzw zijn er effectieve leden (hierna “leden” genoemd) en toegetreden leden. De oprichters van de VZW zijn de eerste leden. De volheid van lidmaatschap met inbegrip van het stemrecht op de algemene vergadering komt uitsluitend toe aan de leden. Toegetreden leden zijn enkel aangesloten om te genieten van de activiteiten van de vzw. Zij hebben geen stemrecht op de algemene vergadering maar kunnen wel adviezen aanbrengen.
Er zijn minstens 3 leden en maximum 7.
Elke natuurlijke persoon kan zich kandidaat stellen als lid. De inhoudelijke voorwaarden om tot de vzw als lid toe te treden zijn de volgende :
- de voorwaarden van de statuten en het huishoudelijk reglement onderschrijven en toepassen.
- bereid zijn zich ten volle in te zetten in het belang van de vereniging
Een kandidaat lid moet een schriftelijke vraag richten aan het Bestuur.
Het Bestuur beslist autonoom over de aanvaarding van het kandidaat-lid op haar volgende vergadering. Deze beslissing moet gemotiveerd worden. Tegen deze beslissing is geen beroep mogelijk. Als het Bestuur de toelating van een kandidaat-lid weigert, kan deze een nieuwe aanvraag indienen na een periode van minstens 6 maanden na de eerste aanvraag.
Alle leden kunnen op de zetel van de vereniging het register van de leden en toegetreden leden raadplegen, alsook, in zoverre er geen commissaris benoemd is, de notulen en besluiten van de Algemene Vergadering, van het bestuursorgaan en van de personen, al dan niet met een bestuursfunctie, die bij de vereniging of voor rekening ervan een mandaat bekleden, evenals alle boekhoudkundige stukken van de vereniging raadplegen.Daartoe richten zij een schriftelijk verzoek aan het bestuursorgaan met wie zij een datum en uur van de
raadpleging van het register overeenkomen. De stukken kunnen niet worden verplaatst.

Het bestuur werkt op een georganiseerde manier door duidelijke rollen en verantwoordelijkheden te definiëren en een structuur op te zetten die efficiëntie en samenwerking bevordert.
Naast de bestuurders bestaat het bestuur uit drie bestuursleden met ieder hun specifieke taak.
Een keer per maand vergaderd het bestuur waar verschillende aspecten aan bod komen zoals: voortgang, uitdagingen, en nieuwe ideeën. Maar er wordt ook een financieel overzicht gegeven en een evenementenplanning opgemaakt.
Daarnaast wordt er per evenement een evenementverantwoordelijke aangesteld, tijdsplanning opgemaakt en taakverdeling gedaan.
Later worden verkenningen uitgevoerd die betrekking hebben tot het evenement. Ieder toegevoegd lid kan zich kandidaat stellen om lid of bestuurslid te worden.
De algemene vergadering heeft plaats in juni